Privacybeleid van ReplaceMagic

Dit Privacybeleid legt uit hoe Webtime persoonsgegevens verwerkt wanneer u de ReplaceMagic-website bezoekt, een licentie koopt, contact met ons opneemt of ReplaceMagic gebruikt.

Gepubliceerd: 23 september 2026

Webtime Corporation (‘Webtime’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’) ontwikkelt en levert ReplaceMagic-software en beheert de ReplaceMagic-website.

Wij respecteren uw privacy en streven ernaar uitsluitend informatie te verzamelen en te verwerken die redelijkerwijs noodzakelijk is om onze producten en diensten te leveren, aankopen te verwerken, ondersteuning te bieden, onze systemen en licenties te beschermen en aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen.

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die in dit Privacybeleid wordt beschreven is:

Webtime Corporation
501 Silverside Rd Ste 105
Wilmington, DE 19809
Verenigde Staten

E-mail: info@replacemagic.com
Website: www.replacemagic.com

2. Informatie die wij verzamelen

Afhankelijk van uw interactie met ReplaceMagic kunnen wij de volgende categorieën informatie verwerken:

contactinformatie, zoals uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en contactgegevens;
aankoop- en transactiegegevens, zoals het gekochte product, de Purchase ID (aankoop-ID), aankoopdatum, factuurgegevens en licentiegegevens;
informatie die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt voor verkoop, ondersteuning of andere vragen;
technische informatie die ontstaat wanneer u onze website bezoekt of met onze servers communiceert, zoals IP-adres, datum en tijd, browser- of verzoekgegevens en serverloggegevens; en
beperkte informatie over softwareactivering en -gebruik, zoals hieronder beschreven.

Gebruikers hoeven geen ReplaceMagic-account aan te maken om de Software te gebruiken.

3. Aankopen en betalingsverwerking

Aankopen van ReplaceMagic-producten kunnen worden verwerkt door FastSpring of PayPro Global, die e-commerce- en betalingsverwerkingsdiensten leveren en bij de transactie kunnen optreden als Merchant of Record (de formele verkoper).

Deze aanbieders kunnen informatie verzamelen en verwerken die nodig is om de transactie te voltooien, waaronder contact-, factuur-, betaal-, belasting- en fraudepreventiegegevens.

Webtime ontvangt of bewaart geen volledige creditcardgegevens die door deze aanbieders worden verwerkt.

Wij kunnen informatie ontvangen over een voltooide aankoop, zoals klant- en bedrijfsgegevens, e-mailadres, factuurgegevens, gekocht product, Purchase ID, betaalstatus en andere transactiegegevens die nodig zijn om de gekochte licentie te leveren en te beheren, updates en ondersteuning te bieden, boekhoudkundige en fiscale gegevens bij te houden en fraude te voorkomen.

FastSpring en PayPro Global verwerken informatie volgens hun eigen privacybeleid en de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.

4. Activering van ReplaceMagic-software en beperkte technische telemetrie

Dit onderdeel beschrijft de softwarecommunicatie in ReplaceMagic-releases en builds die Webtime beschikbaar stelt na de release van versie 2026.2.0.0 op 28 augustus 2026, inclusief latere prerelease-, alfa-, bèta-, preview- en releasecandidate-builds.

ReplaceMagic kan verbinding maken met de applicatieservers van Webtime in Duitsland voor licentieactivering, controle op updates en beperkte technische telemetrie. Functies die de gebruiker uitdrukkelijk selecteert, kunnen ook verbinding maken met bestemmingen die de gebruiker heeft ingesteld.

De beperkte telemetrie omvat licentieactivering, voorbereiding van SmartMapper, voltooide SmartMapper-uitvoeringen en voltooide vervangingsbewerkingen. Per licentie, Windows-gebruikersprofiel en computer registreert de software één activeringsgebeurtenis bij de eerste start met een geldige licentie en maximaal vijf gebeurtenissen van elk ander type. Deze limieten zijn gebaseerd op lokaal opgeslagen gegevens die bij herinstallaties en upgrades behouden blijven. De gebeurtenisgegevens bevatten de aankoop-ID, de softwareversie, het gebeurtenistype en een UTC-tijdstempel en, indien van toepassing, de duur van de bewerking. De ontvangende dienst voegt de ontvangsttijd in UTC toe. Deze gegevens bevatten geen gebruikersnamen, e-mailadressen, IP-adressen, documentinhoud, documentmetadata, bestandsnamen, paden, SharePoint-URL’s of toewijzingsregels. Een aankoop-ID kan een persoonsgegeven zijn als deze aan een identificeerbare persoon kan worden gekoppeld.

Afzonderlijke logbestanden van web- of e-mailverbindingen kunnen IP-adressen, tijdstempels en gerelateerde technische informatie vastleggen voor de werking, beveiliging en probleemoplossing. ReplaceMagic verwerkt klantdocumenten in de door de klant ingestelde omgeving. Deze communicatie geeft Webtime geen toegang tot klantdocumenten of interne systemen.

5. Website en serverlogboeken

Wanneer u de ReplaceMagic-website bezoekt, kunnen onze webservers en hostinginfrastructuur automatisch technische informatie verwerken, zoals uw IP-adres, datum en tijd van toegang, opgevraagde pagina’s of bronnen, browserinformatie en bijbehorende serverloggegevens.

Wij gebruiken deze informatie om de website te beheren en te beveiligen, technische problemen te onderzoeken, inzicht te krijgen in het websitegebruik en misbruik tegen te gaan.

6. Contactformulieren, e-mail en technische ondersteuning

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij de verstrekte contactgegevens, correspondentie en technische informatie om uw vraag te beantwoorden en de ondersteuning te beheren. Stuur geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie die niet nodig zijn om het probleem op te lossen.

Als u vrijwillig diagnostische logbestanden, voorbeelddocumenten, databases, schermafbeeldingen of andere diagnostische bestanden verstrekt, verwerken wij deze alleen om het ondersteuningsverzoek te onderzoeken en op te lossen, op computers die Webtime in Duitsland beheert. Het diagnostische materiaal wordt na afsluiting van het ondersteuningsgeval verwijderd, tenzij de toepasselijke wetgeving bewaring vereist. Correspondentie en administratieve basisgegevens over ondersteuning kunnen afzonderlijk worden bewaard voor gerechtvaardigde doeleinden in verband met de ondersteuningsgeschiedenis of voor juridische of zakelijke doeleinden, met inachtneming van artikel 12.

Afhankelijk van de ondersteuningsactiviteit kan Webtime optreden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of persoonsgegevens namens een klant verwerken. Wanneer de toepasselijke wetgeving voor een bepaalde activiteit een verwerkersovereenkomst vereist, worden de passende voorwaarden vóór die verwerking vastgelegd.

7. Chat en andere diensten van derden

De ReplaceMagic-website kan diensten van derden zoals Tawk.to gebruiken om chatfunctionaliteit aan te bieden.

Bij gebruik van deze diensten kan de dienstverlener technische informatie verwerken, zoals uw IP-adres, en informatie die u vrijwillig via de dienst verstrekt. Deze aanbieders kunnen ook cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken die nodig zijn om hun diensten te leveren.

Hun verwerking van informatie valt ook onder hun eigen privacybeleid.

8. Cookies

De ReplaceMagic-website en daarin geïntegreerde diensten van derden kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken.

Waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, worden niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën uitsluitend gebruikt overeenkomstig de keuzes die via ons cookietoestemmingsmechanisme zijn gemaakt.

U kunt uw beschikbare cookievoorkeuren bekijken of wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

9. Doeleinden en rechtsgronden

Wij gebruiken de activeringsgebeurtenis om de eerste start van ReplaceMagic met een geldige licentie vast te leggen en die registratie aan de betreffende aankoop te koppelen. Dit berust op ons gerechtvaardigde belang om het eerste gebruik van aangekochte licenties vast te leggen. Wij gebruiken gegevens over de voorbereiding van SmartMapper, voltooide SmartMapper-uitvoeringen en voltooide vervangingsbewerkingen om het gebruik van functies te meten en de duur van bewerkingen te analyseren. Op deze gegevens is de in onderdeel 4 beschreven limiet van toepassing.

Bij een vermoeden van misbruik van de terugbetalingsprocedure kunnen wij de aankoop-ID gebruiken om de beperkte gebeurtenisgegevens uit onderdeel 4 aan de betreffende aankoop te koppelen en deze samen met de overige omstandigheden van het verzoek te beoordelen. Deze verwerking berust op ons gerechtvaardigde belang bij het onderzoeken van vermoedelijk misbruik van de terugbetalingsprocedure.

Wanneer de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) of vergelijkbare privacywetgeving van toepassing is, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij daarvoor een passende rechtsgrond hebben.

Afhankelijk van de omstandigheden kan dit het volgende omvatten:

de uitvoering van een overeenkomst of op verzoek genomen maatregelen vóór het sluiten daarvan, waaronder het verwerken van aankopen, leveren van licenties en bieden van gevraagde ondersteuning;
onze gerechtvaardigde belangen, waaronder het beheren en beveiligen van onze website en Software, licentiebeheer, het voorkomen en onderzoeken van fraude of licentiemisbruik, het oplossen van technische problemen en het beschermen van onze juridische en zakelijke belangen;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale, boekhoudkundige en regelgevende vereisten; en
toestemming, wanneer die vereist is voor een bepaalde verwerking, zoals bepaalde cookies of elektronische marketingberichten.

Wanneer wij ons op gerechtvaardigde belangen baseren, houden wij rekening met de aard en hoeveelheid van de betrokken informatie, het doel van de verwerking en de redelijke verwachtingen van de betrokken personen.

10. Delen van informatie

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen informatie verstrekken aan de volgende partijen wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is:

FastSpring, PayPro Global en andere aanbieders die betrokken zijn bij het verwerken of beheren van aankopen;
hosting-, infrastructuur-, e-mail-, ondersteunings-, chat- en andere dienstverleners die namens ons handelen;
professionele adviseurs, zoals boekhouders, accountants of juridische adviseurs;
autoriteiten wanneer verstrekking vereist is op grond van toepasselijke wetgeving of een geldige juridische procedure; of
een opvolger of mogelijke opvolger in verband met een fusie, overname, herstructurering of verkoop van onze gehele onderneming of een deel daarvan.

Wij beperken verstrekkingen tot de informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel en verwachten dat dienstverleners die informatie namens ons verwerken deze passend beschermen.

11. Verwerkingslocaties en internationale doorgiften

De ReplaceMagic-applicatieservers, de infrastructuur voor licentieactivering, de technische telemetriediensten en de door Webtime gebruikte computers voor door klanten verstrekt diagnostisch materiaal bevinden zich in Duitsland en worden daar beheerd. Het normale scannen van documenten, toewijzen en vervangen van links vindt plaats in de door de klant ingestelde omgeving, niet op servers van Webtime.

Webtime Corporation is opgericht in de Verenigde Staten. Bij andere activiteiten, zoals aankopen, betalingsverwerking, e-mail, websitechat en professionele diensten, kunnen onafhankelijke dienstverleners of ontvangers betrokken zijn die actief zijn in de Verenigde Staten, de Europese Unie of andere landen. Of sprake is van internationale doorgifte hangt behalve van de serverlocatie ook af van de regelingen voor toegang tot en verstrekking van de gegevens.

Wanneer een internationale doorgifte aan beperkingen onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving van de EU of het Verenigd Koninkrijk is onderworpen, gebruikt of vereist Webtime een toepasselijk rechtmatig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsregeling of passende contractuele waarborgen, afhankelijk van de concrete doorgifte. Nadere informatie over de betrokken dienstverleners en waarborgen kan via de contactgegevens in dit beleid worden opgevraagd.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat voor het desbetreffende doel nodig is of wettelijk wordt vereist. Aankoop-, klant- en licentiegegevens kunnen worden bewaard voor zover nodig voor het beheer van eeuwigdurende licenties, de naleving van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, ondersteuning, fraudepreventie en het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Beperkte activerings- en telemetriegegevens worden gewoonlijk tot drie jaar na de gebeurtenis bewaard. Langere bewaring is mogelijk voor zover redelijkerwijs nodig voor fraudeonderzoeken, geschillen of rechtsvorderingen. Technische server- en beveiligingslogbestanden worden gewoonlijk tot 90 dagen bewaard, met een langere bewaartermijn in verband met incidenten of wettelijke verplichtingen.

Door klanten verstrekte diagnostische bestanden, waaronder voorbeelddocumenten, databases en diagnostische logbestanden, worden na afsluiting van het bijbehorende ondersteuningsgeval verwijderd, tenzij de toepasselijke wetgeving bewaring vereist. Deze verwijderingsregel staat los van de e-mailcorrespondentie over ondersteuning en administratieve basisgegevens van het geval. Die kunnen worden bewaard voor een passende ondersteuningsgeschiedenis en voor juridische of zakelijke doeleinden. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd met inachtneming van toepasselijke bewaarplichten.

13. Uw privacyrechten

Afhankelijk van uw locatie en de toepasselijke wetgeving kunt u rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder het recht om:

inzage te vragen in persoonsgegevens die wij over u bewaren;
correctie van onjuiste of onvolledige informatie te vragen;
in bepaalde omstandigheden verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
beperking van de verwerking te vragen;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen;
bepaalde persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd; en
een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Deze rechten kunnen onderworpen zijn aan voorwaarden en uitzonderingen op grond van de toepasselijke wetgeving.

Om een privacyrecht uit te oefenen of een vraag over uw persoonsgegevens te stellen, kunt u contact met ons opnemen via info@replacemagic.com.

Wij moeten mogelijk uw identiteit controleren voordat wij op bepaalde verzoeken reageren.

14. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Geen enkele methode voor elektronische overdracht of opslag kan volledige veiligheid garanderen.

15. Privacy van kinderen

ReplaceMagic is zakelijke software en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen via de Software.

16. Marketingberichten

Als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of anderszins om marketingberichten vraagt, kunnen wij uw contactgegevens gebruiken om informatie over ReplaceMagic-producten, updates of aanbiedingen te sturen.

Waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, versturen wij dergelijke berichten uitsluitend met de vereiste toestemming.

U kunt zich op elk moment afmelden voor marketingberichten via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen.

Berichten over diensten, licenties, aankopen en ondersteuning zijn geen marketingberichten en kunnen waar nodig nog steeds worden verzonden.

17. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze producten, diensten, gegevensverwerkingspraktijken of wettelijke vereisten weer te geven.

Wanneer wij wijzigingen aanbrengen, publiceren wij het bijgewerkte Privacybeleid op de ReplaceMagic-website en passen wij de hierboven vermelde publicatiedatum aan.

Wezenlijke wijzigingen veranderen niet met terugwerkende kracht de doeleinden waarvoor eerder verzamelde persoonsgegevens mogen worden gebruikt wanneer de toepasselijke wetgeving aanvullende kennisgeving of toestemming vereist.