Polityka prywatności ReplaceMagic

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Webtime przetwarza dane osobowe, gdy odwiedzają Państwo witrynę ReplaceMagic, kupują licencję, kontaktują się z nami lub korzystają z ReplaceMagic.

Data publikacji: 23 września 2026 r.

Webtime Corporation („Webtime”, „my”, „nas” lub „nasz”) opracowuje i dostarcza oprogramowanie ReplaceMagic oraz prowadzi witrynę ReplaceMagic.

Szanujemy Twoją prywatność i dążymy do gromadzenia i przetwarzania wyłącznie informacji racjonalnie niezbędnych do dostarczania naszych produktów i usług, obsługi zakupów, udzielania wsparcia, ochrony naszych systemów i licencji oraz wypełniania obowiązujących obowiązków prawnych.

1. Kim jesteśmy

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie opisane w niniejszej Polityce prywatności jest:

Webtime Corporation
501 Silverside Rd Ste 105
Wilmington, DE 19809
Stany Zjednoczone

E-mail: info@replacemagic.com
Witryna: www.replacemagic.com

2. Jakie informacje gromadzimy

W zależności od sposobu korzystania z ReplaceMagic możemy przetwarzać następujące kategorie informacji:

dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy i dane do kontaktu;
informacje o zakupach i transakcjach, takie jak zakupiony produkt, Purchase ID (identyfikator zakupu), data zakupu, dane rozliczeniowe i informacje o licencji;
informacje przekazane podczas kontaktu w sprawach sprzedaży, wsparcia lub innych zapytań;
informacje techniczne powstające podczas odwiedzania naszej witryny lub komunikacji z naszymi serwerami, takie jak adres IP, data i godzina, informacje o przeglądarce lub żądaniu oraz dane dzienników serwera; oraz
ograniczone informacje o aktywacji i użytkowaniu oprogramowania opisane poniżej.

Nie wymagamy zakładania konta ReplaceMagic w celu korzystania z Oprogramowania.

3. Zakupy i przetwarzanie płatności

Zakupy produktów ReplaceMagic mogą być obsługiwane przez FastSpring lub PayPro Global, które świadczą usługi handlu elektronicznego i przetwarzania płatności oraz mogą pełnić rolę Merchant of Record (formalnego sprzedawcy w transakcji).

Podmioty te mogą gromadzić i przetwarzać informacje niezbędne do realizacji transakcji, w tym dane kontaktowe, rozliczeniowe, płatnicze, podatkowe i związane z zapobieganiem oszustwom.

Webtime nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych kart kredytowych przetwarzanych przez te podmioty.

Możemy otrzymywać informacje dotyczące zrealizowanego zakupu, takie jak dane klienta i firmy, adres e-mail, dane rozliczeniowe, zakupiony produkt, Purchase ID, status płatności oraz inne informacje o transakcji niezbędne do dostarczenia zakupionej licencji i zarządzania nią, udostępniania aktualizacji i wsparcia, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz zapobiegania oszustwom.

FastSpring i PayPro Global przetwarzają informacje zgodnie z własnymi politykami prywatności i obowiązującymi wymogami ochrony danych.

4. Aktywacja oprogramowania ReplaceMagic i ograniczona telemetria techniczna

W tej sekcji opisano komunikację oprogramowania w wydaniach i kompilacjach ReplaceMagic udostępnionych przez Webtime po wydaniu wersji 2026.2.0.0 w dniu 28 sierpnia 2026 r., w tym późniejszych kompilacji przedpremierowych, alfa, beta, podglądowych i kandydatów do wydania.

ReplaceMagic może łączyć się z serwerami aplikacji Webtime w Niemczech w celu aktywacji licencji, sprawdzania aktualizacji i ograniczonej telemetrii technicznej. Funkcje wyraźnie wybrane przez użytkownika mogą również łączyć się z miejscami docelowymi skonfigurowanymi przez użytkownika.

Ograniczona telemetria obejmuje aktywację licencji, przygotowanie SmartMapper, zakończone przebiegi SmartMapper oraz zakończone operacje zastępowania. Dla każdej kombinacji licencji, profilu użytkownika systemu Windows i komputera oprogramowanie zapisuje jedno zdarzenie aktywacji przy pierwszym uruchomieniu z ważną licencją oraz do pięciu zdarzeń każdego pozostałego typu. Limity opierają się na lokalnych zapisach zachowywanych podczas ponownej instalacji i aktualizacji. Dane zdarzenia zawierają identyfikator zakupu, wersję oprogramowania, typ zdarzenia i znacznik czasu UTC oraz, w stosownych przypadkach, czas trwania operacji. Usługa odbierająca dodaje czas odbioru w UTC. Dane te nie zawierają nazw użytkowników, adresów e-mail, adresów IP, treści ani metadanych dokumentów, nazw ani ścieżek plików, adresów URL programu SharePoint ani reguł mapowania. Identyfikator zakupu może stanowić dane osobowe, jeśli można go powiązać z możliwą do zidentyfikowania osobą.

Oddzielne dzienniki połączeń internetowych lub pocztowych mogą rejestrować adresy IP, znaczniki czasu i powiązane informacje techniczne na potrzeby działania i bezpieczeństwa usług oraz rozwiązywania problemów. ReplaceMagic przetwarza dokumenty klientów w środowisku skonfigurowanym przez klienta, a ta komunikacja aplikacji nie zapewnia Webtime dostępu do dokumentów klientów ani systemów wewnętrznych.

5. Witryna i dzienniki serwera

Podczas odwiedzania witryny ReplaceMagic nasze serwery internetowe i infrastruktura hostingowa mogą automatycznie przetwarzać informacje techniczne, takie jak adres IP, data i godzina dostępu, żądane strony lub zasoby, informacje o przeglądarce oraz powiązane dane dzienników serwera.

Wykorzystujemy te informacje do prowadzenia i zabezpieczania witryny, diagnozowania problemów technicznych, poznawania sposobu korzystania z witryny i ochrony przed nadużyciami.

6. Formularze kontaktowe, poczta elektroniczna i wsparcie techniczne

Gdy kontaktują się Państwo z nami, przetwarzamy przekazane dane kontaktowe, korespondencję i informacje techniczne w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi wsparcia. Prosimy nie przesyłać danych osobowych ani poufnych informacji, które nie są potrzebne do rozwiązania problemu.

Jeśli dobrowolnie przekażą Państwo dzienniki diagnostyczne, przykładowe dokumenty, bazy danych, zrzuty ekranu lub inne pliki diagnostyczne, są one przetwarzane wyłącznie w celu zbadania i rozwiązania zgłoszenia na komputerach eksploatowanych przez Webtime w Niemczech. Materiały są usuwane po zamknięciu zgłoszenia, chyba że obowiązujące prawo wymaga ich przechowywania. Korespondencja i podstawowe zapisy administracyjne mogą być przechowywane oddzielnie w uzasadnionych celach związanych z historią wsparcia, sprawami prawnymi lub działalnością gospodarczą, z zastrzeżeniem sekcji 12.

W zależności od rodzaju wsparcia Webtime może działać jako niezależny administrator lub przetwarzać dane osobowe w imieniu klienta. Jeżeli obowiązujące prawo wymaga umowy powierzenia przetwarzania dla określonej czynności wsparcia, odpowiednie warunki zostaną uzgodnione przed przetwarzaniem.

7. Czat i inne usługi podmiotów trzecich

Witryna ReplaceMagic może korzystać z usług podmiotów trzecich, takich jak Tawk.to, w celu udostępniania czatu.

Podczas korzystania z tych usług dostawca może przetwarzać informacje techniczne, takie jak adres IP, oraz informacje dobrowolnie przekazane za pośrednictwem usługi. Dostawcy ci mogą również używać plików cookie lub podobnych technologii niezbędnych do świadczenia usług.

Przetwarzanie informacji przez te podmioty podlega również ich własnym politykom prywatności.

8. Pliki cookie

Witryna ReplaceMagic i zintegrowane z nią usługi podmiotów trzecich mogą używać plików cookie lub podobnych technologii.

Gdy wymaga tego obowiązujące prawo, pliki cookie lub podobne technologie, które nie są niezbędne, będą używane wyłącznie zgodnie z wyborami dokonanymi w naszym mechanizmie uzyskiwania zgody na pliki cookie.

Dostępne preferencje dotyczące plików cookie można sprawdzić lub zmienić w ustawieniach plików cookie na witrynie.

9. Cele i podstawy prawne

Używamy zdarzenia aktywacji, aby zapisać pierwsze uruchomienie ReplaceMagic z ważną licencją i powiązać ten zapis z odpowiednim zakupem. Podstawą tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes w dokumentowaniu pierwszego użycia zakupionych licencji. Używamy zapisów dotyczących przygotowania SmartMapper, zakończonych przebiegów SmartMapper i zakończonych operacji zastępowania do pomiaru wykorzystania funkcji i analizy czasu trwania operacji. Do tych zapisów stosuje się limit opisany w sekcji 4.

Jeśli podejrzewamy nadużycie procedury zwrotu środków, możemy użyć identyfikatora zakupu, aby powiązać ograniczone zapisy zdarzeń opisane w sekcji 4 z odpowiednim zakupem i przeanalizować je wraz z pozostałymi okolicznościami wniosku. Podstawą tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na badaniu podejrzeń nadużycia procedury zwrotu środków.

Gdy zastosowanie ma Ogólne rozporządzenie o ochronie danych („RODO”) lub podobne przepisy, przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy dysponujemy odpowiednią podstawą prawną.

W zależności od okoliczności może ona obejmować:

wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie przed jej zawarciem, w tym obsługę zakupów, dostarczanie licencji i udzielanie zamówionego wsparcia;
nasze prawnie uzasadnione interesy, w tym prowadzenie i zabezpieczanie witryny i Oprogramowania, zarządzanie licencjami, zapobieganie oszustwom lub nadużyciom licencyjnym i ich badanie, rozwiązywanie problemów technicznych oraz ochronę naszych interesów prawnych i biznesowych;
wypełnianie obowiązków prawnych, w tym wymogów podatkowych, księgowych i regulacyjnych; oraz
zgodę, gdy jest wymagana dla danego rodzaju przetwarzania, np. niektórych plików cookie lub elektronicznej komunikacji marketingowej.

Gdy opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach, uwzględniamy charakter i ilość informacji, cel przetwarzania oraz rozsądne oczekiwania osób, których dane dotyczą.

10. Udostępnianie informacji

Nie sprzedajemy danych osobowych.

Możemy ujawniać informacje, gdy jest to racjonalnie niezbędne, następującym odbiorcom:

FastSpring, PayPro Global i innym dostawcom uczestniczącym w obsłudze zakupów lub zarządzaniu nimi;
dostawcom hostingu, infrastruktury, poczty elektronicznej, wsparcia, czatu i innych usług działającym w naszym imieniu;
profesjonalnym doradcom, takim jak księgowi, audytorzy lub doradcy prawni;
organom władzy, gdy ujawnienia wymaga obowiązujące prawo lub prawidłowa procedura prawna; lub
następcy lub potencjalnemu następcy w związku z połączeniem, przejęciem, restrukturyzacją lub sprzedażą całości albo części naszej działalności.

Ograniczamy ujawnianie do informacji racjonalnie niezbędnych dla danego celu i oczekujemy, że usługodawcy przetwarzający informacje w naszym imieniu będą je odpowiednio chronić.

11. Miejsca przetwarzania i przekazywanie międzynarodowe

Serwery aplikacji ReplaceMagic, infrastruktura aktywacji licencji, usługi telemetrii technicznej i komputery Webtime wykorzystywane do przetwarzania materiałów diagnostycznych przekazanych przez klientów znajdują się w Niemczech i są tam administrowane. Zwykłe skanowanie dokumentów, mapowanie i zastępowanie odsyłaczy odbywa się w środowisku skonfigurowanym przez klienta, a nie na serwerach Webtime.

Webtime Corporation jest spółką utworzoną w Stanach Zjednoczonych. Pozostałe działania, takie jak zakupy, obsługa płatności, poczta elektroniczna, czat na stronie i usługi profesjonalne, mogą angażować niezależnych dostawców lub odbiorców działających w Stanach Zjednoczonych, Unii Europejskiej lub innych krajach. O tym, czy zachodzi przekazanie międzynarodowe, decyduje nie tylko lokalizacja serwera, ale również zasady dostępu i ujawniania danych.

Jeżeli przekazanie międzynarodowe podlega ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów UE lub Zjednoczonego Królestwa dotyczących ochrony danych, Webtime zastosuje lub będzie wymagać odpowiedniego zgodnego z prawem mechanizmu, takiego jak mechanizm stwierdzający odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia umowne, stosownie do konkretnego przekazania. Dodatkowe informacje dotyczące usługodawców i zabezpieczeń można uzyskać za pomocą danych kontaktowych podanych w niniejszej Polityce.

12. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do danego celu lub wymagany przez prawo. Dane zakupowe, dane klientów i dane licencyjne mogą być przechowywane w zakresie niezbędnym do obsługi licencji bezterminowych, spełnienia obowiązków podatkowych i księgowych, zapewnienia wsparcia, zapobiegania oszustwom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ograniczone zapisy zdarzeń aktywacyjnych i telemetrycznych przechowujemy zwykle do trzech lat od zdarzenia, z możliwością dłuższego przechowywania, gdy jest to zasadnie konieczne na potrzeby dochodzeń w sprawie oszustw, sporów lub roszczeń. Techniczne dzienniki serwerów i bezpieczeństwa są zwykle przechowywane do 90 dni, z możliwością przedłużenia w związku z incydentami lub obowiązkami prawnymi.

Pliki diagnostyczne przekazane przez klientów, w tym przykładowe dokumenty, bazy danych i dzienniki diagnostyczne, są usuwane po zamknięciu odpowiedniego zgłoszenia, chyba że obowiązujące prawo wymaga ich przechowywania. Zasada ta jest odrębna od zasad dotyczących korespondencji e-mail i podstawowych zapisów administracyjnych, które mogą być przechowywane w celu zachowania odpowiedniej historii wsparcia oraz do celów prawnych lub biznesowych. Gdy dane przestają być potrzebne, są usuwane lub anonimizowane z zastrzeżeniem obowiązujących wymogów przechowywania.

13. Twoje prawa dotyczące prywatności

W zależności od miejsca pobytu i obowiązującego prawa mogą Ci przysługiwać prawa dotyczące danych osobowych, w tym prawo do:

żądania dostępu do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy;
żądania sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych informacji;
żądania usunięcia danych osobowych w określonych okolicznościach;
żądania ograniczenia przetwarzania;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach;
otrzymania określonych danych osobowych w formacie umożliwiającym ich przenoszenie;
wycofania zgody, gdy stanowi ona podstawę przetwarzania; oraz
wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Prawa te mogą podlegać warunkom i wyjątkom przewidzianym w obowiązujących przepisach.

Aby skorzystać z prawa dotyczącego prywatności lub zadać pytanie o swoje dane osobowe, skontaktuj się z nami pod adresem info@replacemagic.com.

Przed udzieleniem odpowiedzi na niektóre żądania możemy potrzebować weryfikacji Twojej tożsamości.

14. Bezpieczeństwo

Stosujemy racjonalne środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nadużyciem, zmianą lub ujawnieniem.

Żadna metoda elektronicznego przesyłania lub przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa.

15. Prywatność dzieci

ReplaceMagic to oprogramowanie biznesowe, które nie jest przeznaczone dla dzieci. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci za pośrednictwem Oprogramowania.

16. Komunikacja marketingowa

Jeśli zapiszesz się do newslettera lub w inny sposób poprosisz o komunikację marketingową, możemy używać Twoich danych kontaktowych do wysyłania informacji o produktach, aktualizacjach lub ofertach ReplaceMagic.

Gdy wymaga tego obowiązujące prawo, wysyłamy takie wiadomości wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

Możesz w dowolnym momencie zrezygnować z komunikacji marketingowej, korzystając z mechanizmu rezygnacji dostępnego w wiadomości lub kontaktując się z nami.

Wiadomości dotyczące usług, licencji, zakupów i wsparcia nie są komunikacją marketingową i mogą być nadal wysyłane, gdy jest to konieczne.

17. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlała zmiany w naszych produktach, usługach, praktykach przetwarzania danych lub wymogach prawnych.

Po wprowadzeniu zmian opublikujemy zaktualizowaną Politykę prywatności w witrynie ReplaceMagic i zmienimy podaną powyżej datę publikacji.

Istotne zmiany nie zmienią z mocą wsteczną celów, do których mogą być wykorzystywane wcześniej zebrane dane osobowe, gdy obowiązujące prawo wymaga dodatkowego powiadomienia lub zgody.